Sistem, çok kullanıcılı ortamlarda birden çok kullanıcı tanımlayarak kullanılabilinir. Program ilk kurulduğunda üç kullanıcı tanımlı gelir. Bu kullanıcılar isim/şifreleri şu şekilde verilmiştir.
1/1 admin/motiva motiva/motiva
Bu kullanıcılar istenirse daha sonra silinebilir veya şifreleri değiştirilebilinir. Her tanımlı kullanıcı için bazı ayarlamalar ayrı ayrı yapılabilmektedir. Bazı hazır tanımlamalar admin kullanıcısı için default girilmiştir. Yeni kullanıcı tanımlamak için Ek işlemler/Kullanıcı tanımlama kısmına giriniz
.


Tanımlanacak kullanıcı şifresi, adı, kullandığı terminal no girildikten sonra Ekle butonu ile yeni kullanıcı eklenir. Kullanıcı no sistem tarafından otomatik verilir. Kullanıcı tanımlamalarını takiben kullanıcının kullanabileceği menüler ve hakları tanımlanmalıdır. Bir işletmede, eğer bazı kullanıcıların bazı menülere girmesi istenmiyorsa, bu yetkilendirme Yetkiler tuşu ile yapılabilinir.



Yetkiler ekranında, kullanıcının modül bazlı yetkileri ayarlanabilir. Seçenekteki + işareti o işlemi yapabileceğimiz, - ise o işlemi yapamıyacağımızı ifade eder. Yetkide değişiklik yapmak için, ilgili seçeneği seçip, BOŞLUK(SPACE) tuşuna basarak değişikliği yapabilirsiniz. Bu yetkilendirmenin yanında ayrıca programın yüklü olduğu dizinde pr_menu.txt dosyası vasıtasıyla, o terminalde kullanılacak menu seçeneklerini de kısıtlayabilirsiniz. pr_meu.txt dosyası text dosya olup, not defteri vb programlarla rahatlıkla değiştirilebilinir ve o terminale özgün menu yeniden ayarlanabilinir.
Kullanıcı tanımlamadaki diğer önemli bir husus ise güvenlik kodlarıdır. Kullanıcı için güvenlik kodu tanımlamak için Güvenlik kodları tuşuna basınız.



Güvenlik kodlar, sistemdeki bir çok işlem için tanımlanabilir. Burada amaç, belirli bir güvenlik kodu verilmiş belge veya kartı sadece o güvenlik kodu tanımlı kullanıcıların görebilmesini sağlamaktır. Örneğin, kullanıcı için Kayıt tipi stok kartı ve güvenlik kodu XX tanımlandı ise, o kullanıcı, güvenlik kodu olmayan veya kodu XX olan stok kartlarını görebilir. Başka bir kullanıcı için, stok kartı güvenlik kodu XX tanımlanmadı ise, bu kartlar o kullanıcıya gözükmeyecektir. Aynı mantık faturalar, irsaliyeler vb listede tanımlı belge ve kartlar için yapılabilinir. Bu sayede, farklı kullanıcıların aynı veritabanını kullanmalarına rağmen, kendilerini ilgilendiren belge ve kartları sadece görebilmeleri sağlanmış olur.
Herhangi bir kullanıcı için, aynı kayıt tipinden birden fazla güvenlik kodu tanımlanabilir. Örneğin, bir kullanıcının güvenlik kodu XX ve YY olan stok kartlarını görebilmesini sağlamak istiyorsak, iki satır kayıt ekleyerek bunu yapabiliriz.